Tips untuk mengubah data Excel Anda menjadi grafik PowerPoint
PowerPoint dengan ChartBy blogger tamu Ellen Finkelstein , PowerPoint MVP dan penulis banyak buku keterampilan PowerPoint . Untuk mempelajari lebih lanjut tentang buku-bukunya , dan mendapatkan tips gratis dan laporan pergi ke www.ellenfinkelstein.com .Sebagai presenter , Anda mungkin menggunakan grafik ( juga disebut grafik ) dalam presentasi Anda . Grafik tampilan data dalam format visual yang penonton dapat dengan mudah memahami - jika Anda merancang grafik dan geser dengan jelas dan tegas .
Sebuah grafik yang tajam tidak ada hubungannya dengan pengaturan pemanggang roti Anda . Sebaliknya , itu adalah grafik yang menunjukkan hanya data yang diperlukan untuk membuat titik yang diinginkan jelas - tidak kurang , tidak lebih . Terlalu banyak data ( kadang-kadang disebut " data dump " ) akan membanjiri audiens Anda , menumpulkan pesan Anda .
Batasi data yang
Alih-alih membuat grafik dari data di seluruh spreadsheet Excel , pertama mengedit spreadsheet Anda . Salah satu cara untuk melakukan ini adalah untuk menyalin dan menyisipkan data ke buku kerja Excel tab terpisah . Kemudian melihat apa yang dapat Anda menghilangkan . Bila Anda hanya memiliki data yang Anda butuhkan , Anda siap untuk membuat grafik di PowerPoint .
Tip : Jika data Anda hanya harus besar , lihat apakah Anda dapat membagi data menjadi dua set . Sebagai contoh, Anda bisa menutup dua set terkait dalam satu meja dan dua set terkait lainnya di negara lain . Kedua tabel , atau set data, akan berakhir menjadi dua slide mudah dicerna , bukan dari satu slide kelebihan beban .
Membuat grafik
Ada beberapa cara untuk menghasilkan grafik di PowerPoint dari data Excel , tetapi di sini kita akan berbicara tentang salah satu cara . Mari kita berasumsi bahwa Anda sudah diedit spreadsheet Excel sehingga hanya berisi data yang akan mendukung pesan Anda .
Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuat grafik di PowerPoint dari kumpulan data :
1 . Gunakan slide dengan layout yang berisi konten dan klik ikon Chart, atau pilih tab Insert , dan kemudian Sisipkan Chart. Untuk mengubah tata letak slide yang ada , klik kanan dari slide , pilih Layout, dan pilih Title and Content atau layout lain dengan kata " Content " dalam namanya .
2 . Insert dialog Chart terbuka. Pilih jenis grafik yang Anda inginkan . Untuk contoh ini , saya akan memilih default 2D kolom chart. Klik OK .
Catatan: Beberapa jenis grafik yang sesuai untuk jenis data tertentu ; jenis grafik Anda harus sesuai data Anda . Sebagai contoh, jika Anda memiliki satu baris data yang menunjukkan persentase yang membentuk keseluruhan , pie chart akan bekerja lebih baik daripada bagan kolom .
3 . Ketika Anda mengklik OK , spreadsheet Excel sementara terbuka , dengan data dummy . Spreadsheet ini bernama "Chart di Microsoft PowerPoint . " Sekarang menavigasi ke spreadsheet Excel yang berisi data yang ingin Anda untuk grafik Anda , pilih data , dan menyalinnya ke clipboard .
4 . Kembali ke spreadsheet sementara, klik sel A1 , dan paste .
. 5 Jika data Anda lebih kecil dari data dummy , Anda harus menyeret sudut kanan bawah dari perbatasan biru ke dalam ; dalam gambar , panah merah menunjuk ke sudut ini .
6 . Kembali ke slide PowerPoint Anda untuk melihat grafik
Anda mungkin perlu mengganti kolom dan baris , yang Anda lakukan dengan mengklik tombol Switch Row / Kolom pada Desain tab Chart Tools . Disini anda melihat grafik kolom default sebelum dan setelah mengklik tombol ini ( dan juga menambahkan judul geser ) .
Memformat grafik untuk kejelasan
Kau belum selesai ! Grafik standar PowerPoint adalah terlalu sibuk dan jarang diformat dengan cara yang mudah dimengerti. Juga , PowerPoint memiliki banyak fitur yang berguna yang dapat Anda memanfaatkan untuk membantu Anda berkomunikasi poin Anda jelas .
Saya bisa memberikan beberapa praktik terbaik untuk grafik yang jelas , tetapi pada akhirnya , Anda harus memutuskan apa yang terbaik untuk pesan Anda , data Anda , dan audiens Anda . Berikut adalah beberapa ide yang akan membantu Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan .
Gunakan grafik 2D
Grafik 3D terkenal sulit untuk mengerti. Yang merupakan nilai sebenarnya , bagian depan atau bagian belakang kolom ? Orang-orang tidak yakin . "Dinding " dan " lantai " grafik membuatnya tampak terlalu rumit . Akhirnya , perspektif 3D membuat cepat menilai nilai lebih keras . Hanya beralih ke grafik 2D langsung membuat grafik terlihat lebih mudah untuk memahami .
Untungnya , PowerPoint 2007 dan 2010 standar dengan gaya 2D , tetapi PowerPoint 2003 memiliki standar 3D dan banyak grafik di luar sana masih menggunakan gaya itu. Untuk mengubah ke grafik 2D , pilih grafik . Pada Desain tab Chart Tools , pilih Ubah Chart Type .
Pertimbangkan mengubah jenis grafik
Seperti yang saya sebutkan , Anda harus memilih jenis grafik Anda berdasarkan data Anda dan titik Anda mencoba untuk membuat . Grafik kolom adalah yang paling umum , tapi itu mungkin karena mereka default . Ketika Anda mencoba untuk menunjukkan tren , grafik garis dapat membuat titik jelas .
Banyak orang tidak suka line chart karena garis terlalu tipis muncul dengan jelas , tetapi Anda dapat dengan mudah membuat mereka lebih tebal . Pertama , mencoba salah satu gaya grafik dari galeri Style ; pilihan di dekat bagian bawah menggunakan garis tebal .
Jika garis masih tidak cukup tebal untuk selera Anda , ikuti langkah-langkah ini untuk membuat mereka setebal yang Anda inginkan :
1 . Pilih garis pada grafik .
2 . Klik Format tab Chart Tools .
3 . Pada kelompok Shape Styles , klik tombol Shape Outline , kemudian pilih Weight , Garis Lebih untuk membuka kotak dialog Format Data Series dengan kategori Line Style aktif .
4 . Dalam kotak teks Width , ketik lebar yang lebih besar atau gunakan Panah untuk meningkatkan lebar .
5 . Dengan kotak dialog masih terbuka , pilih setiap baris yang tersisa , klik kategori Line Style , dan pilih lebar baru . Anda bahkan dapat bervariasi lebar untuk menekankan satu seri data atas orang lain .
Memperluas bar
Jika Anda memilih kolom atau bar jenis bagan , pelebaran bar dapat membuat grafik lebih jelas . Langkah-langkah untuk memperluas bar tidak intuitif , begitu banyak orang merindukan mereka . Di sini mereka adalah :
1 . Klik kanan setiap kolom atau bar dan pilih Format Data Series . Kotak dialog Format Data Series terbuka. ( Tip : Tarik kotak dialog off grafik , sehingga Anda dapat melihat hasilnya seperti yang Anda lakukan langkah berikutnya . )
2 . Dengan kategori Seri Options dipilih, geser slider Gap Lebar ke kiri , menuju label No Gap . Semua kolom atau bar melebar.
3 . Klik Close untuk menutup kotak dialog .
Lepaskan gridlines dan menggunakan label data jika diperlukan
Tujuan dari gridlines adalah untuk membantu audiens Anda mengetahui nilai yang tepat dari titik data . Apakah itu jumlah penjualan $ 3.500.000 atau $ 3.400.000 ? Tapi ketika Anda menampilkan presentasi di layar , audiens Anda tidak dapat dengan mudah mengikuti gridlines . Selain itu , garis petak adalah gangguan dari grafik itu sendiri .
Dalam beberapa situasi , Anda perlu menyampaikan angka pastinya . Di lain , sebuah pendekatan baik-baik saja karena tidak ada yang peduli . Jadi, Anda harus mendasarkan pilihan Anda apakah akan menggunakan gridlines pada kedua tujuan presentasi Anda dan kebutuhan audiens Anda .
Salah satu cara untuk menyingkirkan gridlines dan masih menyediakan data yang tepat adalah dengan menggunakan label data. Bahkan , data label akan menunjukkan audiens Anda angka jauh lebih jelas . Satu-satunya trik adalah untuk memastikan bahwa Anda tidak memiliki terlalu banyak angka di layar .
Disini anda melihat evolusi grafik dari garis grid untuk label data. Ikuti langkah-langkah :
1 . Klik garis grid , tetapi tidak yang atas atau bawah ( karena Anda akan memilih plot area bukan garis grid ) .
2 . Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus garis grid .
3 . Dengan grafik yang dipilih , klik tab Layout Chart Tools , pilih Data Labels , dan kemudian Outside End.
4 . Jika label data yang terlalu panjang dan tumpang tindih , cobalah bar chart . Pada Desain tab Chart Tools , klik Change Chart Type , pilih salah satu bar chart , dan klik OK .
Apa pilihan lain yang berguna ?
PowerPoint memiliki begitu banyak pilihan untuk memformat grafik , jadi aku hanya akan membuat beberapa komentar .
Tanda centang adalah garis kecil di sepanjang sumbu dan mereka biasanya tidak diperlukan . Mereka tidak sangat terlihat, tetapi menyingkirkan mereka akan membuat tabel Anda terlihat bersih . Tanda panah merah di titik angka dengan tanda centang . Berikut adalah cara untuk menghapusnya :
1 . Klik sumbu untuk memilihnya . Cara termudah untuk memastikan Anda memilih sumbu adalah dengan mengklik label -nya .
2 . Klik kanan sumbu dan pilih Format Axis .
3 . Dalam Axis Options kategori Format Axis kotak dialog itu , dari Mark Type daftar Mayor Tick drop-down , pilih None .
4 . Pilih sumbu berikutnya dan ulangi langkah sebelumnya .
5 . Setelah selesai , klik Tutup .
Beberapa grafik memiliki judul grafik , tetapi dalam banyak kasus , saya sarankan menggunakan judul slide sebagai gantinya . Untuk menghapus judul grafik yang ada , hanya pilih dan tekan tombol Delete .
Kadang-kadang legenda adalah dengan cara memperluas grafik itu sendiri . Anda dapat memilih dan tarik ke lokasi yang lebih baik . Kemudian , untuk memperluas sisa grafik , klik Plot area ( coba klik di dalam area utama grafik) dan tarik handlenya luar .
PowerPoint memilih skala sumbu Y dan nomor berdasarkan data , tetapi mereka tidak selalu bekerja dengan baik . Sebuah tugas umum adalah untuk mengubah 12.000.000 sampai 12 . Dengan versi yang lebih pendek , orang akan mengingat nomor-nomor yang lebih baik . Ikuti langkah-langkah :
1 . Klik sumbu untuk memilihnya . Cara termudah untuk memastikan Anda memilih sumbu adalah dengan mengklik label -nya .
2 . Klik kanan sumbu dan pilih Format Axis .
3 . Dalam Axis Options kategori Format Axis kotak dialog , dari daftar drop -down Unit Display, memilih unit yang Anda inginkan . Dalam contoh ini , Anda akan memilih jutaan .
4 . Jika Anda ingin menampilkan unit display , periksa Unit Tampilkan Tampilan Label pada Bagan kotak centang .
5 . Jika Anda ingin menampilkan nilai desimal pada sumbu Y , klik kategori Number di kotak dialog . Dari daftar Kategori di sebelah kanan , pilih salah satu pilihan , seperti Number , untuk mengatur tempat desimal dan format nomor lain .
6 . Klik Close untuk menutup kotak dialog .
Memanggil poin penting
Tidak peduli seberapa sederhana Anda membuat bagan Anda , itu bisa tampak luar biasa bagi audiens Anda . Anda sudah familiar dengan data , tetapi orang-orang yang menonton tidak . Juga , Anda mungkin perlu untuk menunjuk ke bagian tertentu dari grafik seperti yang Anda mendiskusikannya. Berjalan ke layar dan menunjuk biasanya canggung dan tidak efektif , sehingga Anda dapat menggunakan bentuk dan animasi sebagai gantinya.
Panah dan lingkaran dua cara untuk menunjukkan bagian-bagian dari grafik , seperti yang Anda lihat di sini . Saya biasanya membuat mereka merah cerah , sehingga mereka berdiri keluar dari sisa grafik .
Berikut adalah langkah-langkah untuk memasukkan lingkaran atau panah :
1 . Pastikan grafik tidak dipilih . Lalu pergi ke tab Home dan pilih panah atau lingkaran dari kelompok Drawing .
2 . Klik dan drag untuk menempatkan bentuk.
3 . Format lingkaran sehingga tidak mengisi . Untuk melakukannya , pilih , klik tab Format , klik Shape Fill , dan pilih No Fill . Untuk membuatnya merah , klik Shape Outline dan memilih warna swatch merah .
4 . Untuk memformat panah dengan mengisi merah , klik tab Format , klik Shape Fill , dan memilih warna swatch merah .
Anda mungkin tidak ingin penonton untuk melihat panah atau lingkaran sampai Anda mendapatkan bagian tertentu dari diskusi Anda , sehingga Anda dapat menambahkan animasi untuk membuat mereka muncul ketika Anda klik .
Untuk menambahkan animasi untuk panah di PowerPoint 2010 , ikuti langkah berikut :
1 . Pilih panah .
2 . Klik tab Animations .
3 . Klik Add Animation dan pilih Wipe dari bagian Entrance. ( Anda dapat memilih animasi lain masuk , tapi Lap terlihat baik dengan panah . ) Jika Anda tidak melihat Lap animasi , pilih Efek Entrance Lebih dari bawah daftar untuk menemukan itu .
4 . Klik Effect Options dan memilih arah . Untuk panah kiri menghadap , memilih dari kanan . Untuk panah hadap-bawah , pilih Top .
Untuk menambahkan animasi ke lingkaran dalam PowerPoint 2010 , ikuti langkah-langkah yang sama , kecuali bahwa saya sarankan animasi Wheel . Kemudian pilih 1 Spoke dari daftar Effect Options . Animasi ini terlihat seperti Anda mengelilingi area di dalam lingkaran .
Lakukan tes kejelasan
Ketika grafik Anda selesai , mintalah teman atau kolega untuk melihat itu . Tanyakan apa grafik berarti . Jika Anda mendapatkan jawaban yang benar , Anda telah berhasil !
Sumber : http://blogs.office.com.
Komentar
Posting Komentar